Our Personal Data Protection Notice

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

KHAW & PARTNERS (“K&P” atau “kita” atau “kami” mengikut mana-mana yang berkenaan) berusaha untuk melindungi data peribadi anda. Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis”), yang dikeluarkan menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, menolong anda memahami bagaimana kami mengumpul, memproses, mengguna, memzahir dan menyimpan data peribadi yang dikumpul daripada anda. Data peribadi adalah maklumat yang berhubungan secara langsung atau tidak langsung dengan seseorang, yang dikenal pasti atau boleh dikenal pasti daripada maklumat itu atau daripada maklumat itu dan maklumat lain.

Pengumpulan Data Peribadi & Sumber-Sumber Data Peribadi

Kami mungkin mengumpul data peribadi daripada anda apabila anda:

• menghubungi kami atau membuat pertanyaan dengan kami
• meminta kami untuk memberi kepada anda maklumat mengenai kami atau perkhidmatan-perkhidmatan yang dibekal oleh kami 
• melantik atau mengguna khidmat kami untuk membekal perkhidmatan undang-undang dan/atau perkhidmatan-perkhidmatan lain yang sedia (“Perkhidmatan-perkhidmatan”) kepada anda dan dalam tempoh masa kami dikekalkan oleh anda untuk pembekalan apa-apa Perkhidmatan-perkhidmatan
• adalah atau menjadi sesuatu pihak, atau disebut di dalam apa-apa transaksi atau dokumen-dokumen berkenaan dengan apa-apa Perkhidmatan-perkhidmatan yang dibekal oleh kami
• mengguna laman sesawang kami atau memaparkan maklumat di kawasan umum laman sesawang kami
• mengisi atau melengkapkan borang permohonan, helaian maklumat klien, memorandum perlantikan dan sebarang borang-borang lain, borang soal selidik dan dokumen-dokumen yang mengandungi data peribadi anda

Diskripsi Data Peribadi yang Dikumpul 

Data peribadi dan/atau dokumen-dokumen yang kami mungkin kumpul daripada anda termasuk:

• butir-butir peribadi seperti nama, gelaran, jantina, tarikh lahir, nombor pengenalan pendaftaran nasional/nombor pasport, salinan kad pengenalan/pasport dan, jika berkenaan, butir-butir dan dokumen-dokumen identiti lain
• butir-butir yang diperlukan untuk menghubungi dan berkomunikasi dengan anda seperti alamat kediaman, alamat surat-menyurat, alamat e-mel, nombor faksimili dan nombor telefon
• jika berkenaan untuk tujuan transaksi bayaran, data bayaran seperti nombor akaun bank dan maklumat atau data lain yang berkaitan yang diperlukan untuk menentusah dan/atau untuk memproses transaksi bayaran
• maklum balas berkenaan Perkhidmatan-perkhidmatan yang dibekalkan oleh kami
• maklumat dan pandangan mengenai anda yang kami mungkin perolehi daripada mana-mana pihak lain, contohnya daripada carian-carian dan daripada menjalankan pemeriksaan sekuriti, kredit dan/atau pemeriksaan-pemeriksaan dan penyiasatan-penyiasatan lain, dan daripada penaksiran, pendapat, penilaian prestasi dan penilaian-penilaian lain kami
• apa-apa data peribadi dan maklumat yang dibekalkan kepada kami berkaitan dengan atau untuk pembekalan Perkhidmatan-perkhidmatan yang dikehendaki oleh anda, termasuk semua data peribadi dan maklumat yang diperolehi daripada mana-mana kontrak, suratcara-suratcara atau dokumen-dokumen yang dibekalkan oleh anda atau bagi pihak anda
• apa-apa data peribadi dan dokumen-dokumen lain yang mungkin diminta daripada anda atau yang anda kemukakan di dalam atau menurut mana-mana borang / dokumen / kontrak khusus yang melibatkan anda, atau berkaitan dengan sebarang tujuan-tujuan yang dinyatakan atau dirujukkan di dalam Notis ini atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang

Setakat mana dan ketepatan data peribadi dan dokumen-dokumen yang dikumpulkan daripada anda mungkin berbeza dari kes ke kes bergantung kepada beberapa faktor dan keadaan, seperti jenis, sifat dan tahap Perkhidmatan-perkhidmatan yang dibekal oleh kami dan sebarang kehendak dan keperluan khusus yang anda mungkin perlukan. 

Tujuan-Tujuan Pengumpulan & Pemprosesan Data Peribadi

Data peribadi yang kami mungkin telah kumpul atau yang mungkin akan dikumpulkan daripada anda atau yang mana anda mungkin telah bekal atau yang mungkin akan dibekalkan kepada kami akan diproses (termasuk menentusah, memegang, menyimpan, menyusun, menyesuai, mendapat kembali, mengubah, mengubah suai, membetul, memadam, menghapus dan/atau memusnah), mengguna, menzahir dan/atau berkongsi untuk, antara yang lain, tujuan-tujuan yang berikut atau mana-mana daripadanya:

• untuk menaksir, menilai dan mempertimbangkan sama ada (a) untuk menerima anda sebagai klien; (b) untuk menerima penggunaan khidmat kami untuk membekalkan Perkhidmatan-perkhidmatan; (c) untuk membekalkan atau terus membekalkan Perkhidmatan-perkhidmatan; (d) untuk bertindak sebagai wakil perundangan, wakil kuasa atau peguam anda; atau (e) untuk meneruskan atau menamatkan hubungan peguamcara-klien
• untuk memulakan hubungan peguamcara-klien atau apa-apa rancangan untuk pembekalan Perkhidmatan-perkhidmatan
• untuk pelaksanaan mana-mana Perkhidmatan-perkhidmatan atau tugas-tugas profesional dimana kami telah dilantik atau dikekalkan
• untuk menghubungi atau berkomunikasi dengan anda (a) berhubung dengan pengurusan perhubungan klien; (b) mengenai Perkhidmtan-perkhidmatan kami, acara-acara, kursus-kursus dan aktiviti-aktiviti lain; dan (c) untuk memberikan kepada anda  profil firma kami, buletin, nota dan berkongsi dengan anda berita dan maklumat terkini undang-undang
• untuk tujuan-tujuan pentadbiran, pengurusan dan kewangan termasuk untuk: (a) penilaian kredit, konflik dan pemeriksaan dan penilaian latar belakang lain; (b) penyiasatan aduan-aduan; (c) pembelian dan tuntutan-tuntutan insurans; (d) tujuan invois dan pemprosesan transaksi/arahan pembayaran; (e) pemungutan pembayaran daripada anda atau orang lain; (f) penyelenggaraan data dan rekod-rekod klien; (g) penyimpanan rekod dalaman; (h) aktiviti-aktiviti profil klien berhubung dengan Perkhidmatan-perkhidmatan yang dibekalkan; (i)  penerbitan-penerbitan, aktiviti-aktiviti pemasaran, penyelidikan atau analisa statistic
• pencegahan atau pengesanan jenayah, pematuhan dengan obligasi disisi undang-undang, pengawalseliaan dan statutori, perintah mahkamah atau kehendak undang-undang yang berkenaan, kaedah-kaedah, peraturan-peraturan, kod-kod, garis-garis panduan dan sebagainya yang terpakai sama ada mempunyai kuatkuasa undang-undang atau tidak
• apa-apa perkara dan tujuan-tujuan lain yang biasa atau yang ada kaitan dengan hubungan peguamcara dan klien

Penzahiran, Perkongsian & Pemindahan Data Peribadi

Kami mungkin menzahirkan dan berkongsi data peribadi anda kepada mana-mana satu daripada kategori / kelas pihak ketiga yang berikut:

• kepada mana-mana firma (termasuk firma-firma guaman lain), pertubuhan, badan korporat atau yang tidak diperbadankan dan mana-mana pihak ketiga lain, sama ada di dalam atau di luar Malaysia, berkaitan dengan mana-mana Perkhidmatan-perkhidmatan contohnya pelantikan agen-agen cap dagang dibidang kuasa lain atau pelantikan peguam asing
• kepada agen-agen, kontraktor-kontraktor, penjual-penjual, penasihat-penasihat, konsultan-konsultan atau pihak-pihak ketiga lain (termasuk tetapi tidak terhad kepada institusi-institusi kewangan, syarikat-syarikat insurans, broker insurans, syarikat-syarikat kourier, pembekal pergudangan pihak ketiga) (sama ada di dalam atau di luar Malaysia) yang membekalkan penyelenggaran atau perkhidmatan-perkhidmatan lain yang berkaitan kepada kami (seperti pengiklanan, teknologi maklumat dan pembangunan perisian, hos dan pengurusan laman sesawang, perkhidmatan pejabat, perakaunan, audit dan pembekal-pembekal perkhidmatan profesional yang lain)
• kepada mana-mana pengawalseliaan, statutori, kerajaan atau pihak-pihak berkuasa lain yang berkaitan, agensi-agensi atau badan-badan dan pengawal selia industri, dan mana-mana orang lain jika diperlukan, dikehendaki atau dibenarkan untuk berbuat demikian di sisi undang-undang, peraturan-peraturan atau kaedah-kaedah, proses perundangan, litigasi, menurut apa-apa perintah mahkamah yang mempunyai bidang kuasa kompeten dan/atau permintaan daripada pihak-pihak berkuasa atau agen-agen awam atau kerajaan
• kepada mana-mana pihak ketiga jika kami mempunyai kepercayaan niat baik bahawa ia diperlukan untuk berbuat demikian mengikut undang-undang atau proses perundangan, untuk menjawab tuntutan-tuntutan, atau untuk melindungi hak-hak, harta atau keselamatan K&P atau yang lain
• kepada mana-mana orang, pihak-pihak atau penasihat-penasihat berkenaan yang berkaitan dengan sebarang penerimaan masuk rakan kongsi baru, usahasama, kerjasama, pengambilalihan, atau apa-apa cadangan berkaitan dengannya yang melibatkan kami atau mana-mana bahagian daripada kami atau semua atau mana-mana bahagian daripada aset-aset atau liabiliti kami atau yang berhubung dengan sesuatu percantuman atau penyusunan semula atau pembubaran yang melibatkan kami
• kepada mana-mana syarikat pengurusan yang dimiliki atau dikawal oleh rakan-rakan kongsi kami yang membekalkan perkhidmatan-perkidmatan sampingan atau perkhidmatan-perkhidmatan lain kepada kami atau kepada klien kami dan mana-mana entiti-entiti yang berkaitan atau bersekutu (sama ada di dalam atau di luar Malaysia) berkaitan dengan sebarang tujuan-tujuan pengumpulan data peribadi tersebut

Data peribadi anda mungkin akan dipindahkan ke satu atau lebih lokasi-lokasi lain di luar Malaysia jika diperlukan atau difikir perlu atau wajar oleh kami berkaitan dengan sebarang tujuan-tujuan pengumpulan data peribadi tersebut.

(Kesemua tujuan-tujuan di mana data peribadi dikumpulkan oleh kami atau bagi pihak kami selepas ini dirujukkan secara kolektif sebagai “Tujuan”.)

Kegagalan Untuk Memberikan Data Peribadi

Ia adalah wajib untuk anda memberikan data peribadi anda dan dokumen-dokumen yang berkaitan kepada kami untuk membolehkan kami mengguna dan memproses data peribadi tersebut untuk apa-apa Tujuan. Sekiranya tidak, kami tidak akan dapat mewakili anda atau mengguna, memproses atau menzahir atau terus mengguna, memproses atau menzahir data peribadi anda bagi tujuan-tujuan pembekalan Perkhidmatan-perkhidmatan atau bagi apa-apa tujuan lain. Kami berhak untuk menamatkan hubungan peguamcara-klien kami dengan anda sekiranya anda menarik balik semua atau mana-mana pemberikuasaan/keizinan yang anda telah berikan kepada kami bagi pengumpulan, penggunaan, pemprosesan dan penzahiran data peribadi  jika kami menganggap penarikan balik tersebut adalah tidak munasabah atau tidak wajar mengambilkira keadaan-keadaan masa itu, atau jika ia akan atau mungkin boleh menyebabkan kami tidak akan dapat melaksanakan Perkhidmatan-perkhidmatan atau mana-mana obligasi kami kepada anda atau mana-mana pihak lain.

Keselamatan

Kami akan mengambil langkah berjaga-jaga yang munasabah untuk melindungi data peribadi anda dan akan melaksanakan langkah-langkah yang sesuai sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang yang terpakai untuk melindungi data peribadi anda daripada penggunaan atau pemprosesan tanpa kebenaran atau yang menyalahi undang-undang dan akses atau penzahiran, pengubahan atau pemusnahan data peribadi anda tanpa kebenaran atau tidak disengajakan. Walau bagaimanapun, kami tidak mempunyai kawalan terhadap privasi dan keselamatan mana-mana komunikasi semasa ia dalam transit kepada kami.

Penyimpanan

Kami akan menyimpan data peribadi anda untuk suatu tempoh yang sewajarnya atau yang diperlukan selaras dengan keperluan undang-undang. 

Akses Kepada & Pembetulan Data Peribadi, Soalan dan Maklumat Lanjut

Anda boleh menghubungi kami dan (tertakluk kepada bayaran fi yang tidak melebihi amaun yang dibenarkan di sisi undang-undang, jika ada, yang berkenaan) membuat pertanyaan, aduan dan/atau permintaan, secara bertulis, untuk akses kepada, atau pembetulan, data peribadi anda yang disimpan oleh kami atau untuk mengehadkan pemprosesan data peribadi anda dengan mengemukakan permintaan anda tersebut kepada Pengurus Pejabat melalui e-mel atau pos berdaftar atau dihantar secara persendirian ke alamat yang dinyatakan di bawah:-

Nombor Telefon: 03-2141 7633

Alamat e-mel: pdpa@khawpartners.com.my

Alamat Surat-Menyurat: Khaw & Partners, 6^th Floor, Menara Boustead, No. 69, Jalan Raja Chulan, 50200 Kuala Lumpur.

Sebarang permintaan untuk mengakses atau permintaan pembetulan atau mengehadkan pemprosesan data peribadi anda adalah tertakluk kepada kehendak-kehendak, sekatan-sekatan dan peruntukan-peruntukan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 dan mana-mana kaedah-kaedah, peraturan-peraturan, perintah-perintah, kod-kod dan hak-hak kami di bawahnya.

Kami memelihara hak untuk mengkaji semula, mengemaskini, meminda atau mengubah suai Notis ini dari masa ke semasa untuk mencerminkan perubahan-perubahan di sisi undang-undang dan amalan profesional, polisi dan prosedur-prosedur kami. Versi terbaru Notis ini mungkin akan terdapat di laman sesawang kami di www.khawpartners.com.my. Anda dinasihati untuk selalu memeriksa laman sesawang kami untuk membaca versi terkini Notis ini.

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

KHAW & PARTNERS (“K&P” or “we” or “us” as the case may be) endeavours to protect your personal data. This Personal Data Protection Notice (“Notice”), issued pursuant to the Personal Data Protection Act 2010, helps you understand how we collect, process, use, disclose and retain personal data collected from you. Personal data is information that relates directly or indirectly about an individual, who is identified or identifiable from that information or from that and other information. 

Collection of Personal Data & Sources of Personal Data

We may collect personal data from you when you:

• contact us or make enquiry with us
• asking us to provide you with information about us or the services provided by us
• appoint or engage us to provide legal and/or other available services (“Services”) to you and during the period when we are retained by you for the provision of any Services
• are or become a party, or referred to in any transaction or document in relation to any Services provided by us
• use our website or posting information to public areas of our website
• filling out or completing application form, client information sheet, memorandum of retainer and any other form, questionnaire and document with your personal data included 

Description of Personal Data Collected

The personal data and/or documents which we may collect from you include:

• personal details such as name, title, gender, date of birth, national registration identification number/passport number, copy of identity card/passport and if applicable, other identification details and documents
• details required for contacting and communicating with you such as residential address, correspondence address, e-mail address, facsimile number and telephone number 
• if applicable for the purposes of effecting payment transaction, payment data such as bank account number and other related information or data required to verify and/or process payment transactions
• feedback on any Services provided by us
• information and views about you which we may obtain from any other parties, e.g. from searches and from carrying out security, credit and/or other checks and investigations, and from our assessment, opinion, appraisals and evaluations
• any personal data and information provided to us in connection with or for the provision of Services required by you, including all those personal data and information derived from any contracts, instruments or documents provided by you or on your behalf
• any other personal data and documents as may be requested of you or which you may provide in or pursuant to any specific form/document/contract involving you, or in connection with any of the purposes set forth or referred to in this Notice or as may be required by law 

The extent of and the exact personal data and documents that are collected from you vary from case to case depending on a range of factors and circumstances, such as the type, nature and extent of the Services required to be provided by us and any specific needs and requirements which you may require. 

Purposes of Collection & Processing of Personal Data

The personal data which we may have collected or may be collecting from you or which you may have provided or may be providing to us will be processed (which includes verifying, holding, storing, organizing, adapting, retrieving, altering, modifying, correcting, erasing, deleting and/or destroying), used, disclosed and/or shared for, amongst others, the following purposes or any of them: 

• to assess, evaluate and consider whether or not (a) to accept you as a client; (b) to accept an engagement to provide Services; (c) to provide or continue providing Services; (d) to act as your legal representatives, attorney or counsel; or (e) to continue or discontinue with solicitors-client relationship
• to enter into solicitors-client relationship or any other arrangement for the provision of the Services
• for performance of any of the Services or professional tasks for which we have been retained or appointed
• to contact or communicate with you (a) regarding client relationship management matters; (b) regarding our Services, events, seminars and other activities; and (c) to provide you with our firm profile, bulletin, handout and share with you legal news and updates
• for administration, management and financial purposes including for: (a) credibility assessment, conflict and other background checks and evaluation; (b) investigation of complaints; (c) insurance purchase and claims; (d) billings and processing of payment transaction/instructions; (e) collection of payments from you or others; (f) maintenance of clients data base and records; (g) internal record keeping; (h) clients profiling activities in connection with the Services rendered; (i) publications, marketing activities, research and statistical analysis
• prevention or detection of crime, compliance with legal, regulatory and statutory obligations, court order or requirements of applicable laws, rules, regulations, codes, guidelines and the like whether or not having the force of law
• any other matters and purposes which are usual or customary in connection with solicitor and client relationship. 

Disclosure, Sharing & Transfer of Personal Data

We may disclose and share your personal data to any of the following categories/class of third parties:

• to any firm (including other legal firms), organisation, body corporate or unincorporate and any other third parties, whether in or outside Malaysia, in connection with any of the Services eg. appointment of trademark agents in other jurisdictions or the engagement of foreign counsels
• to our agents, contractors, vendors, advisers, consultants or other third party (including but not limited to financial institutions, insurers, insurance brokers, courier companies, third party storage provider) (whether in or outside Malaysia) who provide administrative or other related services to us (such as advertising, information technology and software development, website hosting and management, office services, accounting, audit and other professional services)
• to any regulatory, statutory, governmental or other relevant authorities, agencies or bodies and industry regulators, and any other person if compelled, required or permitted to do so by law, rules, regulations, legal process, litigation, pursuant to any order of a court of competent jurisdiction and/or request from public or governmental authorities or agencies
• to any third party if we have good faith belief that it is required to do so by law or legal process, to respond to claims, or to protect the rights, property or safety of K&P or others
• to any relevant persons, parties or advisers in connection with any admission of new partners, joint venture, collaboration, acquisition or any proposal relating thereto involving us or any part of us or all or any part of our assets or liability or in connection with any merger, reconstruction or dissolution involving us
• to any management companies owned or controlled by our partner(s) which provides ancillary or other services to us or to our clients and any other related or affiliated entities (whether in or outside Malaysia) in connection with any of the purposes for which the personal data is collected

Your personal data may be transferred to one or more other locations outside Malaysia if required or deem necessary or desirable by us in connection with any of the purposes for which the personal data is collected.

(All of such purposes where the personal data is collected by us or on our behalf shall hereinafter be referred to collectively as “the Purposes”).

Failure to Provide Personal Data

It is obligatory for you to provide your personal data and relevant documents to us to enable us to use and process such personal data for any of the Purposes. Otherwise, we will not be able to act for you or use, process or disclose or continue to use, process or disclose personal data for the purposes of providing Services or for any other Purposes. We shall have the right to terminate our solicitors-client relationship with you if you withdraw all or any of your authorization/consent given to us for the collection, use, processing and disclosure of personal data if we deem that such withdrawal unreasonable or unjustified in the circumstances, or if it will or could likely result in us being unable to perform the Services or any of our obligations to you or any other party.  

Security

We will take reasonable precautions to safeguard your personal data and implement appropriate measures as required by applicable laws to protect your personal data from unauthorised or unlawful use or processing and unauthorised or accidental access or disclosure, alteration or destruction of your personal data. However, we have no control over the privacy and security of any communication while it is in transit to us. 

Retention

We may keep your personal data for a reasonable period or as may be necessary in accordance with legal requirements. 

Access To & Correction of Personal Data, Questions and Further Information

You may contact us and (subject to payment of fee not exceeding the amount permitted by law, if any, where applicable), make inquiries, complaints and/or request, in writing, for access to, or correction of, your personal data held by us or to limit the processing of your personal data by submitting such request to the Office Manager via e-mail or via registered post or personal delivery to the address set forth below:-

Telephone: 03-2141 7633

Email-Address: pdpa@khawpartners.com.my

Postal address: Khaw & Partners, 6^th Floor, Menara Boustead, No. 69, Jalan Raja Chulan, 50200 Kuala Lumpur

Any request of access or request of correction or limiting the processing of your personal data is subject always to the requirements, restrictions and the provisions of the Personal Data Protection Act 2010 and any rules, regulations, orders, codes and our rights thereunder. 

We reserve the right to review, update, amend or modify this Notice from time to time to reflect changes in law and our professional practices, policies and procedures. The latest version of this Notice may be available at our website at www.khawpartners.com.my. You are advised to check our website regularly to read the most recent version of this Notice.